不管是项目经理还是项目的赞助商,总是希望项目能够提前完成,项目完成所需要的时间越短,就越能提前获得项目带来的收益。
这个想法是好的,但是很多时候,项目受到项目管理中的三角限制,质量、时间和范围互相影响,总是不可能完全达到项目经理想要的目的,下面的8种方式是项目经理可以尝试采取的手段,通过对项目三角限制的分析来取决于采取哪些方式更加适合自己的项目。
一、提前开始
如果项目经理在项目还没有正式开始之前就已经知道项目的时间限制所带来的截止日期,那么可以提前开始,提前做好项目的准备工作。
特别是对于项目需要交付的内容做好提前规划,对于确定性的工作形成合适的规划,对于不确定的部分提前做好变化应对,一旦不确定性的工作确定下来,可以节省项目前期规划的时间,能够加快整个项目的交付进展。
二、减少需求
这个项目究竟能砍掉些什么?项目经理要与项目发起人谈谈哪些可选的要求能够取消,并将范围缩小到实际可以实现的交付工作量。
通过这种这种方式可以去掉对实现项目主要目标不增值的任务,也就是意味着项目范围的变小,项目范围的变小带来最大的变化就是可以提前完成项目成果,减少交付工时,加速项目完成进度。
三、设定预期
不要总是以为项目的发起人对项目的进度、成本和质量都关注,他们可能只会关注其中的某一个方面,项目经理要管理项目关键利益相关者的期望,他们究竟是关注项目的交付日期,还是说对项目成果的质量关注,一定要找出对方最为关注的点。
这是非常重要的一件事,这样项目中一旦出现冲突的时候,项目经理可以做出一定的取舍,比如如果重点关注质量,如果想要提前交付完成,那就可以在保证质量的前提下要求增加资源。
四、并行增加工作量
项目经理可以对项目中的各项任务进行审核并进行分析,看看哪些工作可以早点启动,哪些工作需要和其他任务一并执行。
项目经理需要同时注意的是资源管理,因为你无法同时安排同一个人同时执行两项任务,如果确实增加了工作量,那就需要引进更多的人来帮助进行任务管理。
五、停止多任务
许多报告和研究的经验表明,在项目中不断从一个任务转向另一个任务是一种不切实际的工作方式,以为你的头脑需要从一个任务关闭,并转移到另一个任务,所以这不是一个快速完成事情的好方法,实际上这种方式反而更加让工作变慢。
项目经理需要确保项目团队成员每天留出专用的时间专注于某一个任务,这样他们才能完成更过的工作,更少的分心,更有可能在任务的截止期限前完成工作。
六、优化依赖关系
虽然项目中的各项任务之间的依赖关系在调度中非常重要,这种依赖关系往往是项目计划中关键组成部分,这意味着项目任务必须按照顺序进行。
实际的项目交付并非一成不变的按照项目经理制定的计划来进行,这个时候,项目经理要检查所有的依赖关系,看看哪些是必需的,哪些是需要去除的,大多数情况下,总是能发现一些可以改变的地方。
七、尝试增加风险
人们大多数情况下需要避免风险,如果冒着更大的风险去做事似乎是违反直觉的,但项目经理可能发现过于保守的执行计划,导致项目进度缓慢,如果出现这种情况,为了更快的交付,项目经理可以尝试做出一些改变而不是墨守成规。
项目本身的存在即是一种风险,项目经理不应该简单的避免风险,而是去管理风险,需要查看项目规划阶段时所作的假设,看看能否减少一些假设来推动项目进度。
八、优先排序
项目经理和项目发起人沟通对工作量和要求进行优先级排序,这种优先级可以是项目层面,也可以是项目组合层面的。
如果项目有较高的优先级,那么会发现可以更容易获取到想要的资源,这样可以让自己投入更多的时间进行项目交付,将低优先级的工作或项目延后,提前完成项目中的高优先级的部分,对于其他部分可以暂时延缓,毕竟,不是所有的事情或项目都是重要的。
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