今年是中华人民共和国建国90周年,再举国同庆的同时,也欢迎《项目管理知识体系指南》(PMBOK)引入中国20周年。项目管理作为一门科学的基础学科,越来越多的获得大众的认可。截止目前中国地区已有20万多人获得“PMP”头衔,并逐年增长。获取PMP证书,不仅提升项目经理的项目管理水平,也直接体现项目经理的个人竞争力,是项目管理专业人士身份的象征。
我于2017年初,系统的全面的细致的学习了第5版PMBOK的理论知识,受益颇多,理论及实践都有了质的飞跃。下面结合近几年的一些工作经验,浅谈八点认识:
一、项目、项目管理、项目经理
一个成功的项目,三者关系相辅相成。项目对于组织的生存与发展至关重要。项目管理是一门很重要的战略性学科,项目经理是战略与团队之间的联系纽带。项目经理作为项目组织者,团队的灵魂人物,脑子中要想的就是合理调配人力、物力、财力,在规定的时间内完成规定的事情。好的项目经理,不仅需要懂技术和管理,而且需要较好的形象和极佳的口才,同时拥有大局观。不过不用压力太大,古话有云:“尽人事听天命”。
二、项目的五大过程组
无论是建筑、市政工程,还是水利、通信、IT软件等其他工程,大致都是由“启动、规划、执行、监控、收尾”这五项组成,环环相扣,缺一不可。
1、启动:项目中标后,项目经理要了解这是什么项目,要做什么,最终要达到什么目标,甲方是谁,其他合作单位还有哪些等问题;
2、规划:项目经理还要了解公司给配置的资源有哪些,有哪些风险,制作项目计划;
3、执行、监控:项目实施的过程,投入大量人力、物力,重点关注质量和进度,质量管理是项目成败的关键,进度管理是项目顺利完成的关键;
4、收尾:项目完成,对项目进行验收及交付甲方,总结项目管理中的经验教训,以便后续项目改进。
三、项目范围管理
项目有简有难,有大有小,故需求时有变化。在项目执行前,一定要约定三点:
1、识别干系人,无论是甲方还是其他合作单位,都要指定唯一联系人,不可经常变换,今天张三来明天李四来,提出的需求不同,导致需求变更;
2、所有需求变更,都需要文字记录,而不是通过口头叙述。必须通过邮件,TIM聊天记录、纸质版会议纪要等确认变更,变更权控制在自己的手中。尽量避免“范围蔓延”和“项目镀金”,不然到时时间来不及背黑锅的就是你了。
3、项目经理立场一定要坚定明确,懂得坚持公司及同事的权利。经常说这个人没有立场,只要甲方投诉,我们就得去做等等。这样同事会感觉到这个领导没有立场,甲方怎么说就怎么做,对你逐渐失去信任。如果遇到合理的甲方要求,项目经理在立场发生变化的时候,一定要和同事做好沟通工作。
四、项目时间管理
前面提到的“进度管理是项目顺利完成的关键”。项目时间管理就包含了是制定进度计划和控制进度两个重点内容。一个好的完善的计划,必定能够帮助项目经理更快更有效的确定项目方向,从而能达到事半功倍的效果。无论什么项目都应明确其目标,有个计划和安排。有了计划,就有了明确的奋斗目标,具体的工作程序,就可以更好地统一团队的思想,协调行动,增强工作的自觉性,减少盲目性,调动团队成员的积极性和创造精神,合理地安排和使用人力、物力,少走弯路,少受挫折,保障项目顺利进行,避免失误。计划一旦形成,就在客观上变成了对项目的要求,对计划实施者的约束和督促,对项目进度和质量的考核标准。这样,计划又反过来成了指导和推动项目前进的动力。总之,做好项目计划,是建立项目正常工作秩序,提高工作效率必不可少的程序和手段。编制好项目计划,对于我们的项目,都有十分重要的意义。
五、项目质量管理
前面提到的“质量管理是项目成败的关键”。质量控制要深入到每个与项目相关的人,要深入到项目的每个过程中。从一开始,就要树立质量第一的理念,每个过程都要进行质量的控制,而不是到了上级领导检查时,才想到质量,才去衡量是否符合标准。项目内部质量管理是基础,经常讲要夯实基础。对项目来讲,就是要将质量管理工作做扎实。项目经理只有在做好内部的质量管理工作后,才有精力去处理其他事物。在编制及实施项目重大方案的定案上,既要有自己的独到见解,还要虚心听取别人的意见和建议。必要时组织专家评审,避免出现重大方案的失误。在同类工程中,已有一定经验的基础上,也要根据具体情况,有创新精神和创新意识,避免生搬硬套、墨守成规。
六、项目人力资源管理
1、项目经理的主要工作之一就是将任务分解成工作包,然后分配给团队成员。我喜欢的方法是开个会,大家一起商量,评估工作时间,认领任务。推荐自下而上的方式,即团队成员各自确定各自的任务和时间后,汇总给项目经理,如有必要,稍做一下微调。自下而上的方式比较民主,大家也乐意接受。相对而言,自上而下的分配工作,有点“闭门造车”的感觉,不清楚团队成员的情况,硬性指派任务。
2、个人的力量有限,要靠团队的整体力量。要了解团队中的每个成员,发现他们的优势,挖掘潜能,根据每个人的技能不同分配不同的岗位,每个人在团队中都发挥了自己的专长,项目经理就成功了一半,团队也就有竞争力。定期组织技术交流活动和各种培训工作,并及时传达公司培训内容,确保与时俱进,促成团队成员技能水平不断提高,人才呈阶梯型、有方向的发展。
七、项目沟通管理
结合工作中遇到各种情况,让我深刻体会到沟通在工作及生活中的重要性,高效的沟通可以起到意想不到的效果。
1、对内如果在一个团队里,每一个人都必须要透过猜测才能够了解他人的想法,这将会是一件很累人的事。而如果你是这样团队里的一员,我相信每一天陪伴着你的一定是强烈的无力感。「说出来」是沟通最基本的原则,如果连话都不愿意说出来,沟通肯定不会有任何的进展。只要打破这几个面子问题、怕担责任、中庸、以为别人知道等因素,沟通会变得顺畅。
2、对外有甲方、监理、施工、设计等,各方办事习惯不同,不好一概而论,但有一个基本点,不管对哪一方,都要给予对方足够的重视和尊敬,这样对方也会心存感激,就比较容易相处沟通了。
八、项目风险管理
“事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制”。只是很多时候,我们并不能意识到危机,总是等失败了才后悔莫及。其实,平时可以在前人的经验中吸取经验,防患于未然。古人云:生于忧患,死于安乐。所以,我们要培养起忧患危机意识,掌控风险点。把握关键事,盯住关键人,处理关键事。
综上所述,最差的项目经理,管技术管项目,完成不了;二流的项目经理,管技术管项目,勉强完成;一流的项目经理,只管项目,清清松松完成。
世界上没有两个项目是一模一样的,也没有两个项目经理是一摸一样的,不能生搬硬套老旧的管理方法模式。需要具体问题具体分析,与时俱进,适时加入创新元素,运用领会PMPBOK所得,不断完善项目管理的知识和经验,为后续项目做好准备。最后祝愿PMI为中国培养出更多的项目管理人才,为祖国的建设舔砖加瓦!也祝福我们的伟大祖国繁荣强盛!
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