01、从结论说起
“会了讲三点,基本就是一名合格的表达者了。但给领导做汇报时,仅掌握讲三点还是不够的,还必须做到“结论先行”。
为什么呢,因为人在接收信息时,会不断地猜后面的内容,一旦领导中途形成误解,就惨了。
比如,我们听这段话:“老板,您让我订的酒店网上显示满房了,我就专门打电话给了他们预定部…”
听到这,你想到了什么?是订到了,还是没订到?别急,继续听下去。
“结果还是不行。后来我就查了下周边1公里内的酒店,找到了两家…”,听到这,你又想到了什么?是订了,还是没订呢?再听听。
“不巧的是,这两家也不行。于是…”
请问,你还想再听下去吗?
其实秘书想告诉我们的是:她想给您订一家距离原酒店2公里的酒店,因为原酒店及周边1公里内的酒店都订不到。
这样一听,你是否第一时间就明白她的意思了呢?
但如果她采用之前的表达方法,你是会感谢她之前做的种种额外努力,还是会暴躁、觉得她无能呢?
因此,跟领导汇报时,一定要结论先行。
02、“结论先行”的表达结构
我们用同一个例子来理解“从结论说起”的表达结构。以下是为《非你莫属》节目中的面试者陈运腾改写的自我介绍。
“大家好,我叫陈运腾。我是一个知识面广、思维活跃的人。
我的学习经历分为两段。
我目前是北京工业大学一名研三的学生,读的是经管学院的管理科学与工程。我本科毕业于哈尔滨工业大学数学与应用数学专业。
我个人喜欢阅读各方面的书籍,其中在三个方面尤为擅长:
第一是历史方面的;第二是天文方面的,包括宇宙大爆炸等;第三是写诗。
我今天应聘的是咨询类、管理类和市场类的岗位。选择这三类岗位的主要原因有三点:
① 这三个岗位我觉得比较擅长;
② 我喜欢给别人提一些建议;
③ 我的思维比较创新,能够采用逆向思维的方式解决别人眼中困难的问题。”
以上这段自我介绍呈现出一个清晰的金字塔结构,如下图所示。
自我介绍的金字塔结构表达的时候,顶层的结论先行,即“我是一个知识面广、思维活跃的人”,给听众或读者一个统领性的自我评价。
接下来的表达按照从左往右、自上往下的顺序对“我是一个知识面广、思维活跃的人”从三个方面——学习经历、喜欢阅读、意向岗位一一进行说明。
看,结合了“从结论讲起”的“讲三点”,是不是要点更明确、表达更清晰了。
03、如何做到“结论先行”
好,那到底要怎样才能做到结论先行呢?
两个上手即用的技巧:
▼ 第1个技巧:
有明确意图的情况下,要求自己只用一句话就将意思表述出来。
回顾下秘书帮忙订酒店的例子,如果她用了这个方法,因为只能说一句话,
她显然就会说“我准备给您定距离原酒店2公里外的另一家某某酒店,您觉得可以吗?”,而不是先描述自己订酒店的坎坷过程。
▼ 第2个技巧:
意图不是很明确的情况下,列出所有想汇报的要点后再归纳。
举个例子,假如你要跟领导汇报三个举措:
① 公司从下个月起不再供应下午茶;
② 公司从下个月起不再提供购车补贴;
③ 公司从下个月起不再接收员工家属的体检报销。
我们可以先列出这些举措,再找出这些举措实施后的共同结果,就是节省成本。
因此汇报的第一句就可以是“公司准备从下个月实施3个节省成本的举措”,而不是“公司准备下个月推3个举措”。
关于第2个技巧,再举个例子。
比如你想跟领导汇报竞争对手的三个动态:
① 他们上个月在新加坡开了分公司;
② 这个月在印尼开了分公司;
③ 据说下个月会在泰国开分公司,现在办事处已经先设立了。
我们同样可以将这3个动态先列出来,再找出他们的共性。
比如新加坡、印尼和泰国的共性都是东南亚国家,因此汇报时就可以说“竞争对手最近正在积极开拓东南亚市场”,而不是“竞争对手最近在3个国家开了分公司”。
意图明确的情况下,就要求自己只用一句话将意思表述出来;意图不明确的情况,就先罗列出要汇报的要点,再归纳出一句话共性。
掌握了这两个结论提炼(连起来)的技巧后,相信你基本能应付大部分情况的汇报了。
04、“结论先行”的适用场景
好了,现在我们知道为什么要“结论先行”,也知道如何提炼结论了,那是不是随便哪儿都应该“结论先行”呢?
学技能时不考虑应用场景,是个大忌,可能因为用错地方而白白耗费时间、精力,甚至可能适得其反。
比如,男生想劝女生减少网购,要是开口就说“你把家里都买穷了!”,后果:轻则冷战、重则分手。
那到底啥时该用“结论先行”呢?
结论先行最适合用在时间紧迫的场合,
比如只有5分钟给大老板做汇报;或者要第一时间不产生歧义的场合,比如你看到一个骑车的人,低头看手机,没发现前头的大坑时,就要喊“刹车”,而不是有歧义的“小心”,否则他一小心,正好就掉坑里了。
05、如何养成“结论先行”的习惯
① 反复提醒
在手机里记个早、晚提醒,或者在办公桌前贴个便签。
② 口头表达时,先想再开口
前期练习的时候,可以让自己以“我的结论是”这样的句式来开头,这样不先说结论都不行。
③ 书面表达时,有观点后再动笔
写商业报告、工作总结、或宣传文案时,动笔前先提炼出结论或观点。
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