你的主管问你：你通知了这个人没有？
你回答道：已经给他（她）发电子邮件了。
主管又问：那目前进展如何？
你回答道：他（她）没有回我邮件，我不清楚！！！
一、引言
电子邮件是目前大多数企业或项目当中用来进行相互沟通和联系的主要工具，但据目前一项调查，在调查的总人数中，有64%的专业人士产生过被电子邮件造成紧张、混乱以及其它的不良后果。
普通的上班族每天平均要收到80封左右的电子邮件，伴随着大量的邮件，很多信息容易被人忽略掉。
那么，怎么发邮件才能避免你出现这种情况？怎么写邮件才能得到你想要的结果？下面的一些建议可以帮助你写一封清晰、高效和成功的电子邮件。
二、不要滥用电子邮件
我们在工作中面临的一个重大压力就是收到数量庞大的电子邮件，那么，当你在准备写一封电子邮件之前，换位思考下，问自己：“这真的是有必要么？”
通信手段已经从最初的单一化发展到现在的多元化，电子邮件不再是单一的沟通方式，你可以通过手机或者或者即时通信软件来处理有可能需要一些来回反复讨论的问题，甚至可以通过相关工具来确定不同类型的信息沟通渠道。
此外，电子邮件并不是你想象中的那么安全，特别是很多人想都没有想就直接转发邮件，所以要避免在电子邮件中共享敏感信息或者个人信息，特别似乎你不想关于你的个人信息和邮件信息满天飞的情况下，就不要写邮件。
如果你想传达一个坏消息，如果有可能，那么请亲自去转达，这样可以通过面对面的方式将同期、理解传达给对方，用以弥补这个坏消息带来的影响。
三、用好主题行
报纸的大标题有两个功能：吸引你的注意力并对文章进行总结，这样你就可以决定要不要去阅读下面的内容。那么你的电子邮件的主题行就应该做同样的事情。
空白主题行的邮件很容易被忽视或被认为是“垃圾邮件”，所以总是要用一些精挑细选的话，来告诉收件人这个邮件是关于什么的。
如果你传达的信息是一系列普通邮件之一，如每周一次的项目报告，邮件的主题行可能要包含日期来说明发送的时间，对于需要对方回应的信息，你可能还要包括包含需要对方反馈的时间节点，如“在12月15日前答复。”
下面就是一个很好的例子，主题行提供了最重要的信息，收件人甚至无需打开电子邮件，他们只要在他们的收件箱的及时提醒上瞥一眼，就知道提醒你会议时间的提示。
差的邮件主题
主题：会议
好的邮件主题
主题：XXX评审会议于2016年8月14日上午10点在XXX会议室开始
另外，如果你有一个非常短的消息需要传达，并且可以适合整个事情在标题行中说清楚，那么让收件人知道，他们并不需要打开电子邮件让他了解整个信息。
短消息的邮件主题
主题：请在本周二前把销售报告发给我，谢谢！
四、保持消息简明扼要
电子邮件，特别是商业邮件，需要明确和简洁；保持你的句子简短、重点突出；电子邮件的主体应该是直接和翔实的，它应该包含所有的相关信息。
不同于传统的信件，发一封电子邮件和发几封电子邮件的成本没有什么区别，所以，如果你需要了解一些不同的话题与人沟通，可以考虑为每一个话题写一个单独的电子邮件，这样使你的消息更加清晰有条理，同时也可以让对方每次回复一个主题
差的邮件内容
主题：关于销售报告的修改
张XX，你好：
非常感谢你上周发的报告，我昨天看了一遍，感觉第二章在销售数据方面需要更详细一些的信息，同时感觉语气也需要更正式一些。
另外，我想告诉你我已经在这周五和广告部安排了一个会议，讨论关于新广告的宣传，时间是上午的11点，到时候电话接入。
如果你有时间参加的话，尽快通知我。
谢谢！
王XX
好的邮件内容
主题：关于销售报告的修改
张XX，你好：
非常感谢你上周发的报告，我昨天看了一遍，感觉第二章在销售数据方面需要更详细一些的信息。
同时感觉语气也需要更正式一些。
你能按照我的建议尽快修改么？
非常感谢，辛苦了！
王XX
（王XX接下来会发另外一封关于和广告部开会的单独邮件）
找到邮件中的平衡点非常重要，如果你不想有人用邮件轰炸你，你需要把关键点放到邮件中去，同时对段落或者要点进行编号，或者将信息分割成小块来组织，便于对方阅读和理解。
请注意下，在上面的好的邮件内容中，可以看到王XX指定了她想要对方需要做哪些事情（这个例子中需要修改报告），如果你很容易让对方看到你想要的东西，他们才有机会把东西给你。
五、要有礼貌
人们通常认为，电子邮件可以比传统的邮件不那么正式。但是，你发送的邮件是你自己的专业精神、价值观和注重细节的体现，因此需要具有一定的正式水平。除非你和对方非常熟悉，否则要避免非正式的语言、俗语、行话和不恰当的缩写。
各种表情符号有时候可以阐明你的意图，但最好只与你认识的人适用。
以“此致”、“敬礼”、“感谢你的答复！”等信息作为邮件的结尾，因为收件人可能需要打印电子邮件或者与他人分享，所以，一定要有礼貌。
六、检查邮件内容的语气
当我们面对面进行交流时，我们通过对方的身体语言、声音语调、面部表情来评估自己的感受。电子邮件剥夺了我们的这个信息，这意味着，一旦当人们误解了我们的信息，我们也说不清。
你在选择邮件中的语言时，句长、标点符号和大小写由于没有视觉和听觉的提示，可能会被对方误解，下面的一个例子中，张XX可能认为王XX感到沮丧或生气，但是在现实中，她感觉良好。
差的邮件内容
张XX，
今天下午5点前我需要你的报告，否则我就不能在最后的期限前完工了，
王XX
好的邮件内容
张XX，你好：
感谢你对报告的辛苦付出，你能在今天下午5点前把最终版的发给我么？
这样我才能在最后的期限前完工。
非常感谢！
王XX
静下心来想想你的邮件时如何“感觉”情绪的，如果你的意图和情感被人误会，那么去找一个更加明确表达你想法的语句。
七、校对
最后，在你电击“发送”按钮之前，花一点时间来检查邮件的内容，看拼写、语法和标点符号是否有错误。你电子邮件尽可能多的体现你的专业形象，是你穿的衣服的一部分，所以发出包含错别字的消息看起来非常糟糕。
当你在校对时，你还要注意下你的邮件长度，人们更愿意阅读简明扼要的电子邮件，而不愿意去看冗长、散漫的邮件。所以请确保你的电子邮件尽可能的短，当然，前提是不能排除掉必要的信息。
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