“套路”原意是指编成套的武术动作,是几代武术家研究揣摩的心血,并且在实战中不断改进的成果。太极拳有套路,国际标准舞有套路,甚至连电影剧本也有各式各样的套路。其实套路,无非就是一些成套的技巧、程式或方法,由4-6段构成,有起式和收式,段与段之间非常连贯,一气呵成。正因为套路是无数前人研究实践并总结出来的优秀经验,那么根据套路来练习,不仅简单容易上手,还能使得参与者和观赏者都能获得良好体验。
本文将要提到的就是这样一个适用于敏捷回顾的套路,这个套路源于一本叫《敏捷回顾:团队从优秀到卓越之道》 的书籍,由Esther Derby与Diana Larsen合著。我们都知道,retrospective是scrum中一个非常重要的仪式,假设团队已经能够达到定期、有规律的组织敏捷回顾,那么在回顾会议上是否还会遇到如下困惑:
1. 会议超时,计划1小时的回顾会议经常2个小时才能完成,开会就像打仗,团队成员疲惫不堪;
2. 会议就像总结大会,一个leader滔滔不绝,1个小时里要发言近30分钟,会议结果往往被少数人左右;
3. 团队成员不发言,气氛很尴尬;
4. 每次会议都是一个形式,思维枯竭;
5. 会议没有实际性的结果出来;或者要改进的结果有一大堆,但没一个可以用来真正被实质性地改进;
6. 团队成员一点儿都不期待下一次回顾会议。
那么Esther 与Dianna总结的这个套路就可以基本解决上述问题,魔法般地让敏捷回顾会议变得高效起来。简单来讲,这是一个5段式套路:
第1段是“预设会议基调”,一般是用来谈feeling和expectation,采用轮流发言制。为什么有人开会不肯发一言,很重要的一个原因就是场子没暖够。
第2段是“收集数据”,facilitator可以预先线下收集信息,或者现场使用模型驱动来收集会议主题相关的数据,如整个迭代的燃尽图,承诺完成情况等。任何不基于事实的畅谈是无效的吐槽会。
第3段是“激发灵感”,根据2段收集好的数据,通过头脑风暴等工具来发散思维,具体方法可进一步延伸阅读【头脑风暴】相关的书籍和文献。这个环节会将整个回顾会议推向高潮。
第4段是“决定做什么”,回顾会议是否有实质性的产出很大程度上取决于这一步的效果。如果不能把大家发散出来的灵感收敛回来,则很难达到会议目的。如果大家感觉到没有可执行的成果出来,则可以审视在这一环节是否有所偏差。
最后一段是“结束会议”,中国人经常讲“善始善终”,认真虔诚地结束一个回顾会议意味着一个新迭代的开始。团队成员也可趁此机会,向帮助过自己的人表示谢意,同时还能给自己在这个sprint的付出和收获点个大大的赞。
对于这个5段式套路具体如何实施,书中讲述非常清晰,本文不再赘述。有时我们根据回顾会议的需要还可以使用一些回顾模型将2段与3段合并,变成4段式,我们接下来就主要聊一下这种技巧。模型实际上是采用情景式的图形化或者游戏化的方式,来隐喻过去整个迭代在进行过程中人与物的状况。采用隐喻可以引导团队轻松地、投入地进入发散,从而达到激发灵感的目的。
4段式与5段式敏捷回顾套路
1.帆船模型 (Agile Boat model)
这是一个很容易上手的模型,它将敏捷团队隐喻成乘坐一艘敏捷帆船的团队,模型里的风、锚以及冰山,分别寓意在迭代过程中对那些项目有利的因素(做的好的)、不利的因素(需要改进的)以及潜在的风险(团队接下来需要密切关注的)。
Agile Boat Model
2. 英雄-导师-宝藏-隧道 模型 (Hero-Guide-Treasure-Cavern model)
此模型的隐喻原理是引导团队思考,在整个迭代过程中个体成员做了哪些事情是感到有成就感的【英雄】,给其他成员提供了什么样的帮助或者指导【导师】,哪些知识或者技能可以被复用【宝藏】,踩过的哪些坑是可以日后避免的【隧道】。
Hero-Guide-Treasure-Cavern model
3. 3个P+拆箱 (The 3P + box model)模式
引导团队基于人、过程以及产品3方面,将自己的感受(积极的或者需要改进的)写下来,放在一个箱子里(box)。远程团队可使用Mural这样的白板工具,本地团队可以用一个物理箱。Facilitator 从箱子里逐一取出便签,当场宣读,然后按照内容进行归类。
The 3P + box model
4. 时间轴模式 (The Timeline model)
时间轴模式适合于较长的sprint,以及release的回顾。会议中因迭代跨度时间比较大,团队成员有可能对过去的事情记不起来。facilitator可以引导大家按照时间顺序将记忆中印象比较深刻的事情回忆起来,从而为下一步分析做好准备。
The Timeline model
5. 经典三问题模型 (Typical three questions model)
经典三问题是最简单,也是最通用的模型。引导者直截了当地发问三个问题:1. 在这个迭代里,什么事情做的不错可以继续保持?;2. 什么事情做的不好,需要避免?;3. 还有哪些方面可以改进?
Typical three questions model
6. 海星模型 (Starfish model)
海星的每一个角代表一个问题:
1,什么做的好可以继续保持?;
2,什么做的不好需要避免?;
3, 我们接下来还可以做哪些事情进一步来改进我们的迭代?;
4, 哪些事情可以做更多?;
5, 哪些事情可以减少?
无论是采用哪一种模型,都是为了更加容易地引导团队将过去发生的事情透明化,反思总结并及时调整,从而在下一个迭代作出改进。这些方法还可以根据团队是否在一起工作来进行分类,如果借助网络白板等工具,有些方法也可以被分布式团队采纳。我建议每个facilicator(多数是团队Scrum master)都像下图所示,建立并积累一个属于团队自己的工具箱或方法集,能够随时随地被团队复用。
坐在一起的团队与分布式团队的工具箱
Facilitator掌握一些基本回顾模型,在为团队的回顾会议引入新鲜感的同时,还可以帮助团队改变常规思维,从多角度更好地进行思维发散。正如一部电影,就算是相同的故事情节,相同的套路,不同的导演设计出来的效果也截然不同。
因此facilitator需要不断实践,对每一场会议进行反思总结,提高引导技巧,才能导演出一场有时间限制、生动有趣、情节流畅、可以畅所欲言、拥有有效输出的敏捷回顾会议。
作者:李月萍 IBM CIO 软件开发工程师,资深SCRUM master
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