推荐理由:管理者必备,500强高管必学的10种引导技术。
创建愿景是一个员工高度参与性的过程,适用于任何规模的团队共同创建未来目标。引导者鼓励大家都贡献出自己的想法,确保每个人都参与表达并被他人聆听。这个过程中会激发出团队的能力,使大家的想法达到统一,通过互动的方式探索出团队共同的愿景及目标。
创建愿景步骤流程
第一步:设计一系列关于未来某个时间点的目标问题,并张贴出来;
第二步:请每位参与者写下自己对每个问题的理解,但要独立思考,不互相交流,需要5分钟;
第三步:请参与者找一名同事,分享自己的想法和答案,另一人聆听和澄清,之后交换角色,每人3~5分钟;
第四步:让大家重新找另一名伙伴,重复第三步,鼓励大家把交流中好的点子记录下来,并整合成自己新的愿景答案;
第五步:重复第四步,再让大家寻找一个新的伙伴,时间缩短为1~3分钟,鼓励大家挑出关键点;
第六步:最后引导大家把各种交流的想法拼接起来,这时大家的想法会趋向一致。
递进式提问能在参与员工中收集和发现重要信息、情况调查或进行某种评测,为了引发大家对共同需求的觉察。
递进式提问的过程是有挑战性的,促使大家讨论到难题时能在引导者的帮助下达成共识,所以引导者需要时刻做好介入和干预的准备,有清晰的逻辑管理好不同的意见,这也为接下来的团队问题解决打下基础。
结构化头脑风暴是企业常用的一种会议讨论工具,可以释放参与者的思想,更加创意地思考,产生许多新的想法和见解。结构化头脑风暴是把大家从传统的思维中解放出来,鼓励参与者积极思考,因为这个过程是全员参与,每个人都会在会议中有所贡献,发现自己的价值。
多重投票是一种评选优先等级的工具,帮助一个团队能够从一组点子中做出快速筛选。这种方法体现了民主参与,优先等级高的那些选项体现了大家共同的意愿,增加每个人对最终结果的认同度。
◆ 多重投票流程的注意要点
第一步的要点:多重投票的选项要来自某个主题、任务、项目的讨论点子清单,不能多重任务结合。引导者需要利用技巧提问确保每个参与者充分理解选项;
第二步要点:制定投票的标准,下面举例介绍7常用的标准制定方法;
最重要的选项
成本最低的选项
最容易完成的选项
最先执行的选项
最有创意的选项
最符合企业战略的选项
最能满足客户要求的选项
第三步要点:一旦确定了投票标准,就需要投票的方法支持,这里介绍两种方法。
1、不干胶投票点法:给大家投票的点数为选项的一半(例如有10个选项,每人投票点数为4~5),然后让大家将点数贴在选项上,一个选项只能投一票,最后排列优先等级;
2、分配分数法:确定每个人拥有投票的总分数(10分或者100分),让大家将分数写在选项的旁边(投票分数不能超过总分的一半),最后统计每个选项的总分数。
这是一个系统的分析问题的方法,找到问题的根源,而不是被问题表象所迷惑。问题的根源分析的结果是表象背后的更深的原因,有利于问题的彻底解决。
◆ 问题根源分析的步骤流程
第一步:首先向大家解释“原因”和“结果”,这是引导者需要十分关注的。如果不能区分“原因”和“结果”将不能根本性找出问题的根源。举个例子:机器不能检测出次品,这是结果。机器的零件坏了导致不能检测出次品,这是原因。
第二步:利用鱼骨图分析结果的所有原因,在鱼骨图上的原因分类会有所不同,但是通常的因素包括了人、设备、方法、物资、政策、环境、检测等(上图所示),不同的问题,引导者应该采取不同的原因分类整合。
第三步:当所有的原因被识别出来后,如果不能识别,可以将某个原因先拿出来单独分析。然后采用多重投票的方法,选出优先级别最高的、最需要解决的原因。
当需要在决策中运用更加客观和全面的分析方法时,决策矩阵是首选。它提供一种结构化的方法,解决复杂问题,这种方法能够让大家都参与进来,用客观的态度做决策,减少讨论中的争执。
◆ 决策矩阵的步骤流程
第一步:把上面的难易效果矩阵画在大白板纸上;
第二步:讨论这些不同象限的含义:
容易做,会有大的收益立即可以实施;
容易做,会有小的收益立即可以实施;
有困难,会有大的收益可以转么成了项目组去做;
有困难,会有小的收益考虑放弃;
引导者需要注意每个人对“容易困难,效果大小”的理解不一样,需要在开始前跟大家解释,或者利用设定的指标作为参考,例如:以金钱作为效果的收益、以时间作为效果的收益。
当你想让一大群人在短时间内讨论出丰富的主题,当人们对某些话题不愿意在全体人员面前公开讨论时,就可以用这种方法。开放空间这几年被许多企业学习利用,关键的原因是能创造一种相对安全、灵活的对话方式,当大家互相阅读彼此想法并在上面加入自己的观念时,已经在创造团队合力了。
这是一个收集信息并反馈给团队成员的方法,帮助大家通过反馈数据确定接下来的行动计划。引导者需要注意,为了能让想法转变成行动计划,需要推动大家做出承诺,对所做的计划要承担一定的责任。
◆ 征询反馈的步骤流程
第一步:根据所需讨论的主题设计一个问卷给予大家填写;
第二步:回收问卷并让一名成员进行统计,但不作任何结果的分析;
第三步:把汇总的结果写在大白纸上展现给大家,提出以下两个问题:
1、“哪些数据显示我们做得不错?为什么会有这样的结果?”
2、“哪些数据显示我们还存在问题?为什么会这样?”
第四步:当大家识别出存在的问题时,引导大家对问题进行优先排序;
第五步:引导者将团队分组(根据识别出来问题进行分组)例如,优先排序有5个问题,就需要分成5组。接着每组认领一个问题进行20分钟的针对性讨论;
第六步:请每个小组分享他们的分析结果和建议,鼓励其他组在这个小组的建议上增加自己的想法,并从中整理出最佳方案;
第七步:引导者做反馈总结,梳理完整的思路,制定行动计划,确保能有效执行。
当一个团队需要理解现实与目标之间的差距的时候,差距分析法就能帮助大家对现状做一个客观的分析,帮助识别要达到的目标,还需哪些工作。
◆ 差距分析方法步骤流程
第一步:运用创建愿景等工具勾画未来蓝图,将描绘出来的蓝图张贴在白板上,这个蓝图必须是清晰具体的,可以用思维导图的方式加入时间节点表述;
第二步:厘清现状,把蓝图中未来每个要素对应成当前的状况,例如未来2年员工增长到100人,当前只有20人。把现状的描绘也贴在白板上;
第三步:两两一组讨论未来与现状之间的差距,差距要是具体清晰的;
第四步:讨论结束后,请每对参与者分享自己讨论结果;
第五步:当所有组分享完差距后,将两人小组合并为四人小组,引导者分配第四步讨论的差距项(原则是分配的差距不能是自己得出的结论),请他们解决问题和制定行动计划;
第六步:引导者请四人小组分享方案计划,大家可以对此方案进行投票,通过则可以分配任务并执行,不通过则说明现状与未来的差距偏大,需要重新审视。
这是一个识别障碍的工具,通过这个过程,各种潜在障碍被识别出来,团队在未来执行行动计划所碰到意想不到的阻碍可能性变小,工作的可控性也会更大。
来源:培训经理指南